POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LA COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE TULUÁ en lo sucesivo «COOPETRANS DE

TULUÁ», con Nit 891.900.254-9, entidad cooperativa sin ánimo de lucro, legalmente constituida según escritura pública No. 702 del 16 de septiembre  de 1942, inscrita en la cámara de comercio el 03 de marzo de 1997 bajo el número 95 del libro I, con domicilio principal en el municipio de Tuluá, en cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377

de 2013, informa la política aplicable a la entidad para el  tratamiento de los datos personales. 

1. IDENTIFICACIÓN   

 NOMBRE DE LA ENTIDAD: COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE TULUÁ en lo sucesivo «COOPETRANS DE TULUÁ» sometida a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Puertos y Transportes y el Ministerio de Transporte,  cuyo objeto social es la  prestación de  los servicios de  Transportes de pasajeros por carretera y actividades de  comercio y servicio   así: comercio al por menor de combustible, lubricantes, venta de partes y  piezas para automotores, entre otros. Por medio del presente documento, desarrolla la política para el tratamiento de datos personales que será adoptada por la misma, así como la manera y las características del tratamiento que se le debe dar a los datos. 

2. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.   

Ley 1266 de 2008   

Ley 1581 de 2012   

Decreto Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

Decreto   único 1074 de 2015

Decreto 886 de 2014

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013   

3. GENERALIDADES  

Mediante la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales. Por medio de dicha regulación se desarrolla el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

4. OBJETIVO  

• Cumplir el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, según se establece en el Art. 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Definir al interior de COOPETRANS DE TULUÁ, una serie de políticas, prácticas y procedimiento que den cumplimiento efectivo a las exigencias y disposiciones legales establecidas en el sistema jurídico Colombiano en relación con la protección de datos de carácter personal.

5. ALCANCE  

Todos los funcionarios de COOPETRANS DE TULUÁ, deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política. 

Las áreas que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo de datos personales, deben observar con mayor rigor el cumplimiento y aplicación a la Ley, asegurar el cumplimiento de la misma y de cualquier norma o disposición que la complemente adicione o modifique. 

De igual manera, la presente política tendrá plena aplicación frente a las personas naturales o jurídicas (incluidos empleados, asociados, clientes,  proveedores y terceros) con las que  COOPETRANS DE TULUÁ, tenga un vínculo contractual y que tengan o pudieran tener acceso a datos personales de los cuales  COOPETRANS DE TULUÁ es responsable, siempre que la divulgación de datos personales sea necesaria para el cumplimiento de dichas obligaciones contractuales. 

Todas las disposiciones que la regulación colombiana establezca en relación con el manejo de información, bases de datos y habeas data se entenderán incorporadas a la presente política.

6. ÁMBITO DE APLICACIÓN   

La presente política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de

COOPETRANS DE TULUÁ y que contengan información personal, que hayan sido conocidas por la Cooperativa  en virtud de las relaciones laborales, contractuales  y comerciales que sostenga con sus empleados, asociados,  proveedores, clientes, terceros, colaboradores y las demás entidades que forman parte del grupo corporativo al cual pertenece.  

Asimismo, estas políticas serán aplicables cuando el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, se encuentre o no físicamente en Colombia y realice dicho tratamiento en el marco de un acuerdo firmado con COOPETRANS DE TULUÁ. 

7. DEFINICIONES.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Apoderado: Persona que tiene poder de otra para representarla y actuar en su nombre.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Este puede ser:   
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Asimismo, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Co.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Ley de Protección de datos: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
• Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.
• Tercero: Cualquier persona natural o jurídica distinta de COOPETRANS DE TULUÁ, sus empleados, asociados, proveedores y clientes. Asimismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información confidencial y/o datos personales contenidos en las bases de datos de la Cooperativa.  
• Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

8. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

COOPETRANS DE TULUÁ, dará estricto cumplimiento a los principios rectores que se exponen en el Artículo 4 del Título II de la ley 1581 del 2012, establecidos para la protección de datos personales, los que se aplicarán de manera integral y que a continuación se citan:  

8.1 Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.   

8.2 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  

8.3 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.  

8.4 Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del mismo, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le correspondan.  

8.5 Principio de acceso restringido: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.  

8.6 Principio de circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados según las disposiciones de ley.  

8.7 Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del mismo, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

8.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a guardar reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por ley.  

8.9 Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las disposiciones contenidas en la ley que la desarrollen.

9.TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.

COOPETRANS DE TULUÁ, velará porque los datos personales sean tratados de manera adecuada, ajustada a la ley y de conformidad con las siguientes finalidades:  

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la administración de los vehículos afiliados en relación con cualquiera de los productos o servicios ofrecidos o requeridos, o respecto de cualquier negociación que se tenga o inicie con COOPETRANS DE TULUÁ.
• Prestar los servicios relacionados en su objeto social y actividades que desarrolla, tales como: servicios de transporte de  pasajeros por carretera, venta de combustible al por menor, lubricantes, venta de partes y piezas para automotores, entre otros.  
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de todo tipo de riesgo al que se encuentre expuesto COOPETRANS DE TULUÁ.
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos.
• Verificar el cumplimiento de requerimientos regulatorios, posibles conflictos de interés, viabilidad financiera, jurídica y comercial devengada de las relaciones comerciales con sus empleados, asociados, clientes, proveedores y terceros.
• Proporcionar información de contacto y documentos necesarios al área comercial para llevar a cabo las funciones encomendadas por COOPETRANS DE TULUÁ.

• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para realizar labores relacionadas al objeto social de COOPETRANS DE TULUÁ.
• Facilitar la prestación de servicios de impuestos y rendición de informes ante los entes de vigilancia y control (presentación de declaraciones y medios magnéticos ante la DIAN, rendición de informes ante la superintendencia de puertos y Transporte y la superintendencia de Economía Solidaria, Alcaldías municipales y cámaras de comercio.

Igualmente respecto a los documentos para reclamaciones del titular de los datos,  ante las compañías de seguros,  entre otros.  

 El Tratamiento de datos personales de menores de edad, asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los referidos menores.  El Tratamiento de datos personales de menores de edad está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y aquellos necesarios para vinculaciones o gestiones en beneficios de los mismos, tratándose de hijos de asociados y empleados, además de los necesarios para cumplir tramites relacionados con procesos judiciales y reclamaciones ante compañías de seguros cuando ostenten la calidad de victimas o reclamantes ,  en la medida que se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 

• Que responda y respete el interés superior de los menores de edad.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del menor de edad otorgará la autorización correspondiente.  

Todo Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores de edad,  deberá velar por el uso adecuado de los mismos.  

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 

• Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales a través del correo electrónico habeasdata@coopetranstulua.com, página web; www.coopetranstulua.com, número telefónico 2242374 o por escrito al área encargada de tratamiento de los datos del titular como: empleados, asociados, proveedores, clientes, terceros entre otros etc. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a COOPETRANS DE TULUÁ, salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento de los datos que se está realizando no lo requiera.
• Ser informado por COOPETRANS DE TULUÁ, previa solicitud efectuada a través de los canales arriba mencionados, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.
• Dar trámite a las quejas por infracciones a la ley que regula el tratamiento de datos personales, sus decretos reglamentarios y la presente política.

 Que se acepte la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de COOPETRANS DE TULUÁ, ha incurrido en conductas contrarias a la ley que regula el tratamiento de datos personales o la Constitución;  

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:  

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COOPETRANS DE TULUÁ.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, conforme a la ley.
• COOPETRANS DE TULUÁ a través del enlace en su página web www.coopetranstulua.com, informará acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

11. TIPOS DE BASES DE DATOS EN LA COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE TULUÁ 

11.1 Base de datos de clientes  

Tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación del servicio o del producto adquirido por el titular con COOPETRANS DE TULUÁ, así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación comercial y toda la información pertinente dentro del desarrollo de los productos y servicios ofrecidos por la Cooperativa. El tratamiento de los datos personales de los CLIENTES contempla  las siguientes finalidades: 

• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la cooperativa, así como sus aliados Comerciales;
• Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control,
• Habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros
• Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa como es el Transporte de pasajeros, ventas de combustible, lubricantes,  repuestos, venta de soat, entre otros.

Este tratamiento de datos en general,  consta de la siguiente información: número de  Identificación, Tipo de Titular, nombres, apellidos y/o razón social, nombre del establecimiento, dirección, teléfono, correo electrónico, responsabilidad frente a los impuestos y retenciones. Aportar los mismos datos de codeudores y referencias familiares o comerciales cuando se trate de base de datos de clientes a crédito, además de los necesarios para la debida prestación del servicio. 

Ésta también tiene como finalidad tener un contacto con potenciales clientes con el fin de presentarle los productos y servicios ofrecidos por la empresa. 

 11.2 Base de datos de Proveedores y Terceros.  

La base de datos de Proveedores tiene como objeto contar con información actualizada y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o quisieran tenerla y procedimientos para su aceptación.  El tratamiento de los datos personales de los PROVEEDORES Y TERCEROS  contempla  las siguientes finalidades: 

• Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor Titular de la Información.
• Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Cooperativa con los Proveedores Titulares de la Información.
• Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Proveedor Titular de la Información.
• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Proveedor Titular de la Información.
• Realizar estudios internos sobre los hábitos de los Proveedor Titulares de la Información.

Este tratamiento de Datos consta de: Número de  Identificación, Tipo de Titular, Nombres, apellidos y/o razón social, nombre del establecimiento, dirección, teléfono, correo electrónico, responsabilidad frente a los impuestos y retenciones, aportar el RUT.

Datos para efectuar transferencia electrónica: titular de la cuenta, identificación, nombres, apellidos y/o razón social, número de cuenta corriente o de ahorros,  entidad Bancaria.

11.4 Base de datos de Asociados 

Tienen como finalidad utilizar los datos del titular para la debida prestación del servicio y administración de sus vehículos afiliados a COOPETRANS DE TULUÁ, así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación contractual y gozar de los beneficios sociales a

que haya lugar. El tratamiento de los datos personales de los PROVEEDORES Y TERCEROS  contempla  las siguientes finalidades: 

• Para identificar al interior de la organización, los distintos procesos en los que deba participar en ejercicio de su calidad de ASOCIADO PROPIETARIO.
• Para Lograr con él, una eficiente comunicación relacionada con las obligaciones contenidas en el contrato de vinculación.
• Para que se le provean u ofrezcan productos y servicios de terceras entidades con las cuales LA COOPERATIVA tenga acuerdos o alianza.
• Para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los clientes y proveedores de la COOPERATIVA.
• Para que se realicen encuestas, pruebas de mercadeo y estudios internos sobre tendencias del mercado, políticas de crecimiento empresarial  y proyectos de inversión que generen beneficios. Para las partes contratantes. 

Este tratamiento de datos consta de: número de  Identificación,  Nombres, apellidos, dirección de domicilio y lugar de trabajo, teléfono fijo y celular, correo electrónico, edad, estado civil,  fecha y lugar de nacimiento;  nombre, apellidos y edades de  padres, conyugues e hijos.

11.3 Base de datos de Empleados.  

Los datos personales de los empleados  deben de permanecer actualizados en  La base de datos de la Cooperativa. Dicha información permite que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada y se logre una mejor comunicación entre la Cooperativa  y sus empleados. El tratamiento de los datos personales de EL TRABAJADOR contempla  las siguientes finalidades: 

• Proceder a la gestión adecuada del personal y elaboración de la nómina y su respectivo pago.
• Prevención de riesgos laborales con el fin de proteger la seguridad y salud del personal. 
• Para identificarle al interior de la organización y en los distintos procesos en los que deba participar en ejercicio de sus funciones.
• Para lograr una eficiente comunicación relacionada con sus obligaciones y los resultados de su trabajo.
• Para que se le provean u ofrezcan productos y servicios de terceras entidades con las cuales EL EMPLEADOR tenga acuerdos o alianzas.
• Para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los clientes, proveedores y demás empleados de EL EMPLEADOR.
• Para que se realicen pruebas de mercado y se realicen estudios internos sobre tendencias y hábitos respecto al desempeño laboral.

Este tratamiento de Datos consta de la siguiente información: número de  Identificación,  Nombres, apellidos, dirección de domicilio, teléfono fijo y celular, correo electrónico, edad, estado civil, fecha y lugar de nacimiento,  nivel académico,  nombre apellidos y edades de  padres, conyugues e hijos, aportar copia de cédula de ciudadanía.

12. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y CUANDO EL TRATAMIENTO SE REALICE A TRAVÉS DE UN ENCARGADO.

Se define como RESPONSABLE a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Son sus deberes:  

• Garantizar a través de los canales establecidos, para los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de datos personales.
• Informar acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Esta comunicación se hará a través de la autorización que suscriba el empleado, asociado, proveedor, cliente o tercero.
• Atender las solicitudes del titular sobre el uso dado a sus datos personales y dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Dar trámite a las solicitudes de actualización, rectificación de datos personales cuando sea procedente.
• Contar con las medidas de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de datos personales.

• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
• Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se hayan vulnerado los mecanismos de seguridad y existan riesgos en la administración de los datos personales de los titulares.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular una vez presentado el reclamo y mientras su resolución se encuentre en trámite.

 Cuando se realiza el tratamiento a través de un ENCARGADO, son deberes de COOPETRANS DE TULUÁ: 

• Suministrar al encargado del tratamiento sólo los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. 
• Cuando se trate de transmisiones nacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. 
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.  

13. AUTORIZACIÓN   

COOPETRANS DE TULUÁ,  deberá obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales, para  lo cual, se dejará expresa constancia de ello, según se tenga la calidad  de empleado, asociado, clientes, proveedores o terceros.  

Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el registro civil  de las personas. 

 EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:  

• Información requerida por una entidad pública, de vigilancia o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.  
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

14. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

• Consultas 

Los Titulares de la información podrán realizar sus consultas de las siguientes formas:  

• Solicitudes presentadas a través de documento escrito o vía correo electrónico, serán tramitadas y las respuestas sólo serán remitidas a la dirección electrónica autorizada por el empleado, asociado, proveedor, cliente o tercero.
• Para el caso de causahabientes y apoderados, se solicitará carta autenticada en la que los beneficiarios de ley den autorización a la persona a realizar consultas sobre los productos del titular o persona fallecida y/o sobre la información relacionada con temas de conformidad con la vinculación y/o servicios prestados, copia de la cédula del autorizado a solicitar información,  documento que soporte el fallecimiento y el  Finalmente, la información se remite a la dirección autorizada en la carta.  

Una vez que COOPETRANS DE TULUÁ, reciba la solicitud de información por cualquiera de los medios anteriormente señalados, procederá a revisar la información individual que corresponda al nombre del titular y en caso que exista algún aspecto que deba ser aclarado antes de dar respuesta a la consulta, ésta situación se informará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.  

Si no existen aspectos que deban ser aclarados y que impidan proporcionar respuesta a la consulta, se procederá a dar respuesta en un término de quince  (15) días hábiles.  

En el evento que COOPETRANS DE TULUÁ, necesite de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.  

• Reclamos 

El titular, sus causahabientes o apoderados que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por COOPETRANS DE TULUÁ, debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de la entidad o de alguno de sus encargados, podrán presentar un reclamo en los siguientes términos:  

• El reclamo se formulará con la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso que COOPETRANS DE TULUÁ, no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al Interesado. COOPETRANS DE TULUÁ, utilizará la dirección electrónica habeasdata@coopetranstulua.com; coopetrans@tulua.com y/o dirección  de domicilio para estos efectos, de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si no se conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.  
• Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de cinco (5) días hábiles.
• El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

15. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El decreto 1377 de 2013 establece lo siguiente:  

El artículo 13 de la citada norma establece que: “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”  

El numeral 4 del citado artículo ordena que en las políticas se debe incluir, por lo menos, esta información: “Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos….)  

El artículo 23 ibídem,  ordena a todo responsable o encargado “designar una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto”.  

El artículo 27 establece lo siguiente: “las políticas deberán garantizar: 1. La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del Responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este Decreto”  

Por lo anterior, en COOPETRANS DE TULUÁ, las áreas responsables de velar por el cumplimiento de las disposiciones del tratamiento de datos y que deben garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente atendidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan, son las siguientes:

• Área de Gestión Humana: Encargada de base de datos de Empleados
• Área Contable, tesorería y secretaría de Gerencia: Encargada de base de datos de asociados y terceros
• Área de Tesorería y Almacén: encargada de base de datos de Proveedores y clientes
• Área de Sistemas: Encardada de base de Datos de personas relacionados con las redes sociales y pagina web.
• Área Jurídico: Encargada de base de Datos de personas vinculadas en trámites de reclamaciones antes las compañías de seguros por su calidad de víctimas.

16. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Las Políticas de Seguridad de la Información, surgen como una herramienta para sensibilizar a cada uno de los directivos, jefes de área, asociados, empleados, proveedores, clientes  y terceros que presten sus servicios o tengan algún tipo de relación con COOPETRANS DE TULUÁ sobre la importancia y sensibilidad del tratamiento de datos personales, de tal forma que le permitan blindar  adecuadamente la información obtenida de las personas.

OBJETIVO: Definir las pautas para asegurar una adecuada protección de la información de COOPETRANS DE TULUÁ. Brindar apoyo y orientación a la Administración  con respecto a la seguridad de la información, de acuerdo con la normatividad vigente.

APLICABILIDAD: Estas son políticas que aplican al responsable del tratamiento de Datos; Represéntate legal, los encargados; Jefes de Área y demás empleados que estén relacionados con información.

DIRECTRICES:

• Realizar programas de auditoría del sistema de seguridad de la información, los cuales estarán a cargo del Departamento contable  
• Todo aplicativo informático o software debe ser comprado o aprobado por la

Administración, el Área de  Sistemas.

• La conexión remota a los equipos de las diferentes áreas de COOPETRANS DE TULUÁ se realiza a través de un programa remoto, y es administrada por el encargado el encargado del área de sistemas.
• Los jefes de área o dependencia deben asegurarse que todos los procedimientos de seguridad de la información dentro de su área de responsabilidad, se realizan correctamente para lograr el cumplimiento de las políticas.
• COOPETRANS DE TULUÁ definirá las directrices necesarias para la implementación de los respectivos controles: tales como:

• Dispositivos a emplear como; servidor, computadores, laptos, celulares.
• Administración de claves a cargo de la Contadora con relación al software contable y el encargado de sistemas con relación al software de tiquetes, combustibles y similares.
• Conservación de la información física como es: Hojas de Vida; a cargo de Coordinador de Gestión Humana y libro de asociados a cargo de Secretaria de Gerencia.

17. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE.   

La presente política se regirá de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012, decreto 886 de 2014, decreto 1074 de 2014,  y disposiciones concordantes. Se aplicarán las disposiciones que sobre la materia se encuentran reguladas por las antes citadas.  

18. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.  

Una vez aprobada por la Representante Legal de la COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE TULUÁ la presente política entra en vigencia. 

AVISO DE PRIVACIDAD

LA COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE TULUÁ en lo sucesivo «COOPETRANS DE

TULUÁ», con Nit 891.900.254-9, entidad cooperativa sin ánimo de lucro, legalmente constituida según escritura pública No. 702 del 16 de septiembre  de 1942, inscrita en la cámara de comercio el

03 de marzo de 1997 bajo el número 95 del libro I, con domicilio principal en el municipio de Tuluá,

Para efectos del tratamiento de los datos personales recolectados con anterioridad a la entrada en vigencia del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, es responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, solicita a todas las personas que en algún momento por razones del objeto social y la actividad que despliega la entidad hayan suministrado datos personales, su autorización para que de manera libre, previa, expresa y voluntaria permitan continuar con su tratamiento.

Para contactarnos usted puede: 

-Presentarse en la Calle 27 No. 1W – 176 del municipio de Tuluá 

-Contactarnos telefónicamente en los teléfonos 2242374 Ext. 101-103- 104 -106-107.   

-Enviar a los siguientes correos electrónicos: habeasdata@coopetranstulua.com

– o Ingresar  a la  página web: www.coopetranstulua.com  opción: SOLICITUD actualización, ratificación o suspensión.

 Sus datos personales serán incluidos en la base de datos de la COOPERATIVA DE

TRANSPORTADORES DE TULUA y serán utilizados para las siguientes finalidades:   CLIENTES

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros  
• Dar cumplimiento con la rendición y presentación de informes ante entidades privadas o públicas o de vigilancia y control. 
• Para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales y comerciales.
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con la promoción de nuestros productos, Los servicios, ofertas, campañas, promociones, alianzas, estudios, concursos, capacitaciones, convenios, beneficios especiales, invitaciones, encuentros y otros, para así facilitar la obtención de información. 
• Informar sobre nuevos productos o servicios y sobre cambios de los mismos. 
• Realizar estudios internos que permitan obtener información para el mejoramiento de nuestra actividad cooperativa, comercial y de servicios.

PROVEEDORES

• Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor Titular de la Información.
• Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Cooperativa con los Proveedores Titulares de la Información.
• Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Proveedor Titular de la Información.
• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Proveedor Titular de la Información.
• Realizar estudios internos sobre los hábitos de los Proveedor Titulares de la Información.
• Dar cumplimiento con la rendición y presentación de informes ante entidades privadas o públicas o de vigilancia y control. 
• Para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales y comerciales.

Se le comunica a los titulares de información que pueden consultar nuestras  POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  y su contenido  así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, ingresando  a la Página Web: https://coopetranstulua.com/politica-de-tratamiento-proteccion-de-datos-personales/